Management per Eisenhower: So begegnen Sie Ihrer Aufgabenflut – professionell, einfach, effektiv

„Was Du heute kannst besorgen …“ – Die Menge der Aufgaben wächst zumeist schneller als unsere Abarbeitungsquote, auf allen Kanälen werden wir „geflutet“: eine Anfrage vom Kunden via Social Media, Termine des Vorgesetzten per Outlook, eine nette Bitte vom Kollegen per Chat, Rücksprachen mit dem Lieferanten im Workflow-Manager, Regeltermine im Kalender. Geschicktes Management ist gefragt, denn alles abarbeiten geht -jetzt und sofort- nicht. Der „Eisenhower“ hilft auf einfache Weise beim effektiven Priorisieren.

Das Eisenhower-Prinzip: „wichtig“ versus „dringend“

Das sehr einfache Prinzip geht zurück auf ein Zitat des früheren US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower (1954) und ist denkbar einfach: Probleme werden digital klassifiziert in WICHITG (aber ggf. -noch- nicht dringend) und DRINGEND (aber oftmals leider gar nicht wichtig):

wichtig | Die Wichtigkeit der Aufgabe im Hinblick auf die gesetzte Zielerreichung

dringend | Die Dringlichkeit der Aufgabe im Hinblick auf bestehende Terminvorgaben

Auf dieser einfachen Unterteilung fußt dann eine weitere Bewertung der genannten Klassen, die vier Quadranten aufspannt.

Ordnung in vier Quadranten

Sowohl WICHIG als auch DRINGEND weisen gleichermaßen zwei Ausprägungen auf: hoch oder gering. Das bedeutet einerseits wichtig/ nicht wichtig und andererseits dringend/ nicht dringend. Die darurch aufgespannten vier Quadranten – sie geben dem Prinzip auch den Beinamen der „Eisenhower-Matrix“ – ermöglichen nun das Einsortieren aller Aufgaben und dienen der Aufgabenpriorisierung. Denn für jeden dieser Quadranten lässt sich eine einfache Handlungsempfehlung aussprechen:

Priorität 1a:

Aufgabe jetzt sofort selbst erledigen!

Aufgabe terminieren und später erledigen.

Aufgabe delegieren an kompetenten Bearbeiter.

Aufgabe (erst einmal) nicht bearbeiten.

Ihr Tagesgeschäft wird also zwangsläufig von „Prio 1a“ Tätigkeiten bestimmt. Langfristig sollten diese daher – durch systematisches Aufgabenmanagement per Eisenhower – idealerweise von kleiner Menge sein. Schaffen Sie deren weitestgehende Vermeidung, wächst Ihre Effektivität und Sie konzentrieren Ihre Energie tatsächlich auf die „wichtigen, nicht dringenden“ Themen, die Sie und Ihr Unternehmen zumeist strategisch und damit nachhaltig voranbringen.

Die Eisenhower-Matrix: „jetzt machen“, „später erledigen“, „an jemanden delegieren“, „erstmal liegenlassen“

Achtung, Dynamik: Moving Target!

Die Theorie ist wirklich so einfach. Nun aber ein Blick in die Praxis: Ihr Geschick liegt in der richtigen Bewertung und Einordnung Ihrer Aufgaben sowie der Disziplin der resultierenden Umsetzung. Dazu sollten Sie Ihre Ziele, Ihre Termine und Rahmenbedingungen fest im Blick haben. Und es braucht ein wenig Übung sowie natürlich eine gehörige Portion Selbstehrlichkeit. Denn schließlich geht es nicht um „hab ich Lust drauf“, „ist einfach“ oder „kann ich“, sondern um „bringt mich/ das Unternehmen weiter!“.Das Spannende dabei: Der stete Wandel. Denn Ihr Umfeld ist nicht statisch, Aufgaben kommen und gehen – Relationen, Wichtigkeiten, Dringlichkeiten verschieben sich permanent. Ruckzuck wird aus „wichtig, aber nicht dringend“ ein aktionsforderndes „wichtig und dringend“. Bleiben Sie also unbedingt (tages-)aktuell mit Ihrer Einschätzung und Umsetzungsstrategie.

Einfacher Ansatz, überzeugendes Ergebnis

Der Eisenhower ist ein einfacher Ansatz, der sich ad-hoc umsetzen und leben lässt. Probieren Sie es für sich aus, legen Sie los. Passt die Methode zu Ihnen, freuen Sie sich über zeitnahe Erfolge, eine wachsende Entscheidungsqualität, eine erhöhte Effektivität und Effizienz – und nicht zuletzt über das gute Gefühl, alles im Griff zu haben.

Cindy Heinzemann

Training, Coaching, KursentwicklungDank ihrer langjährigen und umfassenden Erfahrung in der Leitung von LEAN- und SIX SIGMA-Projekten sowie im Coaching begleitet Cindy Heinzemann unsere Teilnehmenden zielgerichtet durch die Kurse. Mit ihrem fundierten Fachwissen und ihrer positiven Art versteht sie es, theoretische Inhalte mit praxisnahen Erfahrungsberichten zu verbinden und dadurch den Lernerfolg zu gewährleisten. Als zertifizierte Nachhaltigkeitsmanagerin (TÜV) liegt es ihr sehr am Herzen, die Zukunftsfähigkeit für Neuentwicklungen oder Verbesserungen von Produkten und/oder Prozessen als Selbstverständlichkeit zu berücksichtigen und somit nachhaltige Lösungen zu gewährleisten.